会議が終わったあと、メモは残っているのに「結局、誰が何をするのだろう」となることがあります。生成AIは、会議そのものを任せる道具というより、ばらばらのメモを読みやすい形へ整える補助役として便利です。
まずは短いメモで試す
いきなり長い議事録を作らせる必要はありません。自分で書いた箇条書きから、個人名や取引先名、金額などの機密情報を外し、「決まったこと」「確認が必要なこと」「次にすること」の3つへ分けてもらいます。
たとえば「このメモを、決定事項・担当・期限・未決事項に整理してください。書かれていない内容は推測せず、不明としてください」と頼むと、確認しやすい下書きになります。「推測しない」という一言も大切です。
最後は参加者が確認する
AIがきれいにまとめても、会議で本当に決まった内容と一致しているとは限りません。担当者や期限を元のメモと見比べ、参加者へ共有する前に人が確認します。音声や全文を扱う場合は、会社の情報管理ルールや利用サービスの設定も先に確認しましょう。
要約が長すぎるときは、「200文字以内」「箇条書き5項目」「社内メールとして自然な文章」など、使う場面を伝えると整えやすくなります。
今回のポイント
- 最初は機密情報を除いた短いメモで試す
- 分類項目と、推測しない条件を伝える
- 決定事項、担当、期限は必ず人が照合する
- 会社の情報管理ルールに合う範囲で使う
会議後の10分を整理に使えると、翌日の動きが分かりやすくなります。AIに任せる部分と、人が責任を持って確認する部分を分けることが、安心して使い続けるコツです。
キーワード：生成AI、会議メモ、業務効率化、中小企業