物件への問い合わせ返信は、早く返したい一方で、条件の書き間違いは避けたい仕事です。AIに「丁寧に返信して」とだけ頼むと、確認していない空室状況や内見日時まで補ってしまうことがあります。下書きを頼む前に、渡す情報を3点に分けてみましょう。
目的・事実・文体を分けて書く
目的は「内見希望への一次返信を作る」。事実は「問い合わせを受けたこと」「空室と候補日時は確認中」など、社内で確認できた内容だけ。文体は「丁寧で簡潔、200字程度」です。OpenAIとGoogleの公式ガイドも、目的や背景、希望する形式を具体的に伝えることを勧めています。
例えば「次の確認済み情報だけを使い、内見希望への一次返信を200字程度で作成。空室状況と日時は確認中と書く。未確認の条件は推測せず、確認が必要な点を最後に箇条書きにする」と頼みます。実際の問い合わせ文を使う前に、氏名や電話番号は社内ルールに沿って扱ってください。
送信前に原資料と照合する
AIの文章が自然でも、価格、面積、所在地、募集条件、内見可能日時は必ず担当者が募集資料や管理会社の回答と照らします。AIの役割は言い回しの下書きまで。条件の確定と送信は人が行います。
今回のポイント
- 目的・確認済みの事実・文体を分けて渡す
- 未確認の条件は推測させず「確認中」とする
- 送信前に募集条件と日時を人が照合する
小さな不動産会社のAI導入、ご相談ください
返信のような繰り返し業務から試したい場合は、今の手順を整理し、確認を残した使い方を一緒に考えられます。AI活用・業務改善を相談する
参考情報源
- OpenAI Help｜Prompt engineering best practices for ChatGPT
- Google Workspace ラーニングセンター｜Gemini のプロンプトを作成する際のヒント
キーワード：生成AI、問い合わせ返信、不動産会社