内見後のメモをAIで整理。「事実・希望・次の対応」の3列にする

内見が終わった直後は、移動や次の予定に追われ、メモが短い言葉のまま残りがちです。そのまま顧客管理システムへ転記すると、「お客様が話した希望」と「担当者の推測」が混ざり、次の連絡で行き違いが起こることもあります。生成AIは、このメモを決まった形へ並べ直す補助に向いています。

1．原メモを複製し、個人情報を外す

まず原メモは変更せずに残し、AIへ渡すためのコピーを作ります。氏名、電話番号、メールアドレス、詳しい住所など、整理に不要な個人情報は削除するか「お客様A」「物件B」のように置き換えます。利用中のAIサービスについて、社内ルールやデータの取り扱いも先に確認します。

AIには役割だけでなく、出力形式と「してはいけないこと」まで伝えます。例えば、次のように依頼します。

以下は内見後メモです。「確認できた事実」「お客様が話した希望」「担当者の次の対応」の3列で表にしてください。メモにない内容は補わず、判断できない箇所は「要確認」としてください。各項目には根拠となる原文も短く添えてください。

この形なら、発言と推測を分けやすくなります。「日当たりが良い」は現地で確認した事実なのか、お客様の感想なのかを原文で見直せます。次の対応も、メモに期限がなければAIに日付を作らせず、「期限：要確認」とします。

AIの表は完成記録ではありません。担当者が原メモと一項目ずつ照合し、誤りや言い換え過ぎがないか確認してから、顧客管理システムやタスク表へ移します。特に予算、希望時期、申込意思、連絡期限は、誤ると影響が大きいため重点確認します。

最初は一人分だけで試し、列名や確認項目を自社の追客方法に合わせて調整します。公式の案内でも、AIへの指示は具体的にし、必要な背景と希望する形式を示し、結果を見ながら改善することが勧められています。

今のメモや顧客管理の流れを見ながら、AIへ渡す範囲、3列の項目、最後に人が確認する場所を一緒に設計できます。AI活用・業務改善を相談する

キーワード：内見メモ、生成AI、追客、不動産会社