会議の録音や文字起こしから、AIが要約やタスク候補を作る機能が増えています。ただし、生成された議事録をそのまま社内へ配ると、「検討しただけの案」が決定事項になったり、担当者や期限が補われたりする危険があります。少人数の不動産会社では、会議後に見る項目を3つへ絞ると確認しやすくなります。
1．まず「決定・担当・期限」の3列で出す
文字起こしや自分のメモをAIへ渡すときは、単に「要約して」ではなく、次の形式を指定します。
会議内容を「決定事項」「担当者」「期限」の3列で整理してください。発言にない担当者や期限は推測せず「要確認」と記載し、各行に根拠となる原文を短く添えてください。検討中の案は決定事項へ入れず、「未決事項」として分けてください。
この形なら、「誰が」「いつまでに」が抜けた項目を見つけやすくなります。担当者が決まっていない仕事を、AIが発言者へ自動的に割り当てないようにするのがポイントです。
2．重要な数字と固有名詞は原文へ戻る
物件価格、面積、契約日、申込期限、顧客名などは、短い要約ほど取り違えの影響が大きくなります。AIの表だけで確認せず、根拠欄から文字起こしや元メモへ戻り、一項目ずつ照合します。音声が不鮮明な箇所や発言が重なった箇所は、無理に確定せず「要確認」のまま担当者へ返します。
3．共有範囲と保存先を先に決める
会議メモには顧客情報や未公開の物件情報が含まれることがあります。録音・文字起こし・AIメモを使う前に、参加者への案内、利用できる契約プラン、保存先、閲覧できる人を確認します。公式案内でも、AI議事録には共有先の設定や文字起こしの有無が関係し、生成結果が不完全・不正確になる場合があると説明されています。
最初は社内の短い定例会議1件で試し、会議後5分だけ3列を確認します。修正が多い項目を翌回の指示へ足せば、自社に合う確認表へ育てられます。
今回のポイント
- AI議事録は「決定・担当・期限」の3列で出す
- 発言にない内容は推測させず「要確認」にする
- 数字・固有名詞・共有範囲は人が確認してから配る
会議後の情報整理、ご相談ください
現在の会議メモやタスク管理を見ながら、AIへ渡す範囲、出力する3列、最後に人が確認する場所を一緒に設計できます。AI活用・業務改善を相談する
参考情報源
- Google Meet Help｜Take notes for me in Google Meet（2026年10月22日確認）
- Microsoft Support｜Catch up on meetings with Microsoft Copilot in Teams（2026年10月22日確認）
キーワード：AI議事録、会議メモ、タスク管理、不動産会社